Comment rédiger un manuel de procédures techniques ? Le guide

Un manuel de procédures techniques fait partie des documents définissant les tâches de chaque intervenant au sein d’une organisation. Agissant en tant que fil conducteur de l’entreprise, ce manuel aide les collaborateurs et/ou utilisateurs à effectuer leurs missions de manière adéquate et efficace. Comportant de nombreux enjeux, la rédaction de ce document suppose un réel travail de fond. Comment rédiger un manuel de procédures techniques efficacement ? Voici 7 conseils pour y parvenir.

Qu’est-ce qu’un manuel de procédures techniques et en quoi est-il important ?

Un manuel de procédures est un document qui détaille de façon claire et précise les étapes à suivre afin de mener à bien une opération. Selon la nature du projet en question, le manuel de procédures indique également les outils et les intervenants concernés. 

Ce manuel sert de référentiel commun. La rédaction de ce document est importante puisqu’il permet de : 

• garantir la bonne exécution de l’opération ;
• faciliter la gestion de projet ;
• optimiser la performance de l’entreprise ;
• devenir un support de formation (guide d’apprentissage) ;
• rappeler les dispositions réglementaires ; 
• clarifier les rôles de chacun à son poste de travail (outil de management) ; 
• faciliter le contrôle interne (audit)

Quelques exemples de manuels de procédures techniques 

Selon l’entreprise ou le contexte du projet, un manuel de procédures techniques peut revêtir différentes formes. En voici quelques exemples : 

• le manuel d’utilisation d’un équipement : document servant à transmettre des instructions dans le but d’optimiser le fonctionnement d’un outil ou d’un appareil.
• le manuel de sécurité au travail : document informant des règles et actions de prévention des risques au sein d’une organisation.
• le manuel de procédures qualité : document décrivant le système de gestion de la qualité d’une entreprise.

7 conseils pour rédiger un manuel de procédures techniques de manière efficace

La rédaction de ce document opérationnel ne s’improvise pas. Voici quelques conseils pour vous y aider.

1. Comprendre les besoins et déterminer les objectifs du manuel

Afin de fournir aux équipes un manuel de procédures utile, pertinent et sécurisant, les besoins de l’entreprise doivent être clairs. Ainsi, avant d’entamer le processus de rédaction, la première étape est de répondre à un certain nombre de questions. En voici quelques-unes : 

• Pourquoi et pour qui rédiger un manuel de procédures ?
• Quels intervenants sont concernés ?
• Pour quels types de missions ou de tâches ce manuel serait utile ?
• Le manuel est-il destiné à un service en particulier ou bien à l’ensemble des collaborateurs ?
• Comment en faire un support de formation efficace ?

2. Optimiser la structure et l’organisation du manuel

La facilité d’accès aux informations se trouvant dans un manuel de procédures techniques est une des conditions de succès de ce support. Ainsi, il est donc important que ce manuel soit organisé de manière logique et que sa structure apparaisse clairement aux yeux des utilisateurs. 

Le manuel peut s’organiser en trois parties, à savoir : 

• un sommaire et une introduction rappelant l’objectif de l’outil et donnant des indications pour faciliter la navigation et la recherche d’informations à l’intérieur du manuel ;
• le corps du manuel qui regroupe chaque procédure classée ;
• une partie « annexes » regroupant des tables de données, un glossaire, etc.

En somme, le manuel doit être pensé de façon logique dans le but de faciliter non seulement sa lecture et sa compréhension, mais aussi le déroulement d’un futur audit. Comme pour tout autre type de support écrit (rapport, plaquette, etc.), rédiger un contenu aéré avec la création de sections et l’inclusion d’éléments visuels est conseillé.

3. Rédiger de manière claire et concise pour faciliter la compréhension

Comme nous l’avons vu précédemment, un manuel de procédures détient un rôle pédagogique dans la formation des équipes et/ou des intervenants. Afin qu’il soit compréhensible par tous, ce manuel doit être rédigé de manière claire et concise, dans un langage simple et facilement accessible. 

Bon à savoir :  afin de limiter les risques d’incompréhension et de fournir un contenu le plus explicite possible, n’hésitez pas à inclure des visuels pour chaque procédure (images, illustrations, schémas, etc.).

Si toutefois des termes techniques ne peuvent pas être simplifiés, nous vous conseillons de les définir en bas de page ou à la fin du document (partie « glossaire »).

4. Déterminer le style et le format

En fonction des objectifs du manuel de procédures techniques, son style et son format peuvent varier (livret, classeur, etc.). Cependant, pour un manuel destiné à être mis à jour fréquemment, l’organisation sous forme d’un classeur avec intercalaires semble être le plus pratique.

5. Faire valider et réviser le manuel par des experts techniques 

Avant sa diffusion auprès des utilisateurs, il est conseillé de faire réviser et valider le manuel par des experts techniques afin de garantir son exhaustivité ainsi que la qualité de chaque procédure. Après de possibles modifications, les responsables de cet audit valident la version finale du document en concertation avec la direction.

6. Réaliser la traduction technique du document 

Après la rédaction du manuel de procédures, la question de sa traduction se pose. Si celui-ci est destiné à être lu par une population internationale, sa traduction dans les langues concernées est nécessaire pour garantir l’exactitude et la pertinence des informations. 

Les enjeux d’une traduction technique sont grands puisqu’une simple incompréhension, aussi minime soit-elle, peut engendrer de lourdes conséquences à la fois pour les utilisateurs et l’entreprise émettrice du manuel. Ainsi, pour bénéficier d’une traduction professionnelle et de qualité, nous vous conseillons de vous tourner vers une agence spécialisée en traduction technique. Elle seule est à même de fournir une traduction technique sans faille (terminologie et codification) de votre manuel et de consolider votre position d’expert sur les marchés étrangers.

Lire également : Comment sont établis les tarifs de traduction technique ?

7. Mise à jour du manuel

Une fois le manuel rédigé, vous devez vous assurer qu’il contient en permanence des informations valables et d’actualité. Il est donc important de veiller à la mise à jour de chaque procédure en fonction des derniers développements techniques et des évolutions réglementaires. 

Véritable outil de référence opérationnel et pédagogique, le manuel de procédures techniques est un concentré des savoir-faire individuels et collectifs d’une entreprise. Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour le rédiger de façon optimale. Pour garantir que votre manuel soit également accessible à un public international, envisagez de le faire traduire par une agence spécialisée, assurant ainsi une compréhension sans faille de vos procédures à travers le monde.