Comment répondre à un appel d’offres international ? Guide pratique en 5 étapes 

Répondre à un appel d’offres international peut ouvrir de belles opportunités commerciales, mais cela nécessite une approche stratégique. Grâce à cet article, découvrez dès à présent comment décrypter, préparer, soumissionner et remporter des contrats sur la scène mondiale.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres international ?

Un appel d’offres international (AOI) est une procédure réglementaire visant à mettre en concurrence plusieurs fournisseurs (soumissionnaires) et prestataires de service du monde entier, afin de répondre à un besoin. Ce sont généralement les administrations publiques, organisations gouvernementales, ou entreprises privées, qui ont recours à ce type de marchés publics. On appelle ces derniers, les adjudicateurs.

L’objectif principal d’un appel d’offres international est de sélectionner la meilleure offre pour la réalisation d’un projet, tel que des travaux ou la fourniture de biens/services. Pour ce faire, l’acheteur doit rédiger un cahier des charges très détaillé et le fournir lors de la publication de l’avis. Les besoins particuliers, délais et conditions financières y sont spécifiés. Une fois les candidatures reçues, c’est la proposition la plus lucrative économiquement et répondant strictement aux exigences de la demande qui remporte la passation de marché.

Les différents types d’AOI

Les marchés publics internationaux (MPI) sont accessibles aussi bien aux TPE-PME, qu’aux grandes entreprises. Cependant, il existe différents types d’appels d’offres internationaux : 

• l’appel d’offres ouvert, où toutes les entreprises ont la possibilité de candidater. Cette pratique permet de stimuler la concurrence. 
• l’appel d’offres restreint, où seules quelques sociétés sont invitées à postuler. Ces dernières font l’objet d’une préqualification. 

Ce recours est utilisé pour limiter le nombre de participants, surtout lorsque des compétences particulièrement spécifiques sont nécessaires.

Pourquoi répondre à un appel d’offres international ?

Les domaines couverts par ce type de publications sont les travaux, les fournitures et les services. Ainsi, loin de n’être réservé qu’aux grands groupes, répondre à un appel d’offres international est une énorme opportunité pour les petites entreprises. Cela peut faire peur et paraître fastidieux. Pourtant, c’est un challenge accessible puisque le cadre de la procédure impose équité et impartialité auprès de tous les candidats. 

Les avantages à remporter un appel d’offres international sont nombreux : 

• Développer son activité ;
• Décrocher de nouveaux contrats ;
• Augmenter son chiffre d’affaires ;
• S’étendre à l’échelle mondiale ;
• Renforcer sa crédibilité auprès d’autres prospects.

De plus, les marchés publics internationaux sont généralement subventionnés par des administrations publiques. Pour les TPE-PME, cela garantit et sécurise le paiement du projet. Ces financements peuvent provenir des organismes suivants : 

• Banques de développement multilatérales comme la Banque mondiale, la Banque africaine de développement (BAD), ou la Banque européenne de développement et de reconstruction (BERD).
• Investissements publics ou autres organisations internationales tels que les Nations Unies, l’OCDE ou l’OTAN.
• Entités publiques à l’étranger, type collectivités, gouvernements ou entreprises publiques.

Pour toutes ces raisons, décrocher un appel d’offres international est donc un levier très puissant pour la croissance d’une entreprise.

Bonnes pratiques de candidature à un appel d’offres international : 5 étapes essentielles

Pour remporter le marché à coup sûr, il est essentiel de maîtriser la procédure de soumission. Voici 5 actions indispensables pour vous préparer et déposer un dossier de réponse à un appel d’offres (DRAO) convaincant.

1. Procéder à une veille stratégique

Espérer décrocher un appel d’offres international nécessite tout d’abord de savoir comment les dénicher ! Pour cela, il est primordial d’effectuer une veille efficace et correctement ciblée. Aussi, pour trouver des offres adaptées à votre secteur d’activité, commencez par chercher au bon endroit. Plusieurs ressources sont à exploiter :

• Les sites web gouvernementaux comme le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) ou Business France.
• Les plateformes d’appels d’offres en ligne, payantes ou gratuites, telles que E-marchespublics, DG Market, ou encore marches-publics-afrique.com pour toucher des zones géographiques très larges.
• Les organisations internationales telles que les Nations Unies, la Banque mondiale, le Parlement européen, etc.
• Le réseautage professionnel peut également être très puissant, ne le négligez pas.

Astuces : Pour faciliter cette étape quotidienne, n’hésitez pas à activer les alertes et automatiser vos recherches. Gagnez encore plus de temps en filtrant par domaines, secteurs géographiques et bailleurs.

2. Analyser l’avis d’appel d’offres international

Avant de vous lancer, assurez-vous de bien comprendre les besoins et attentes de l’acheteur. Examinez minutieusement le cahier des charges (CDC) et déterminez s’il est envisageable et rentable pour vous. Faites bien attention aux délais et exigences de réponse. Le cadre est généralement très strict et le doute ou l’approximation n’ont pas leur place ici.

3. Constituer votre dossier de candidature

La réponse à un appel d’offres international nécessite une préparation rigoureuse. La rédaction, tout comme la documentation précise et exhaustive qui le soutient, est un élément déterminant. Pour élaborer une proposition infaillible, il est essentiel de personnaliser votre projet, montrant ainsi au pouvoir adjudicateur que vous avez parfaitement saisi ses besoins spécifiques et que vous êtes le candidat idéal pour la mission.

De même, une présentation soignée et une mise en page impeccable sont de mise, car aucune faute n’est permise. Enfin, le respect scrupuleux de la date limite de dépôt de dossier n’est pas négociable. C’est un véritable document de vente que vous devez créer, en proposant une offre irrésistible tenant compte des contraintes techniques, administratives et budgétaires de l’acheteur.

4. Adapter votre prestation pour l’international

Dans le cadre de marchés mondiaux, les publications seront souvent transmises dans une langue étrangère. Il est impératif d’être en mesure de parfaitement comprendre chacune des conditions de l’appel d’offres international.

De l’analyse initiale de l’appel d’offres à la remise du dossier complet, les avantages et l’importance de la traduction dans ce contexte sont nombreux : 

• Compréhension et garantie de totale adéquation avec les exigences du donneur d’ordre.
• Communication sans confusion qui crédibilise votre entreprise.
• Respect des termes et conditions évitant ainsi des malentendus coûteux et d’éventuels problèmes juridiques.
• Conformité aux normes légales et réglementaires avec l’appui de traductions certifiées.
• Professionnalisme et compétitivité vous donnant un avantage concurrentiel sur le marché mondial.
• Accentuation de votre proposition de valeur ajoutée grâce à l’adaptation linguistique et à l’environnement du marché cible.

Avoir recours à des services de traduction technique de haute qualité est donc la garantie qu’aucune incompréhension ne subsiste et cela renforce ainsi votre position. C’est une étape incontournable pour réussir dans le domaine des appels d’offres internationaux.

Lire aussi : Les compétences essentielles d’un traducteur de qualité

5. Soumettre et examiner les délibérations

Le dépôt du dossier doit également respecter une procédure très encadrée. Depuis 2018, le process s’effectue par voie dématérialisée. Cette obligation s’applique aux marchés publics dont la valeur est supérieure ou égale à 40 000 euros HT. Puis, l’ouverture des plis se déroule à la date et à l’heure spécifiées dans le cahier des charges. Ensuite, l’adjudicateur choisit l’adjudicataire et lui transmet l’avis d’attribution. 

Si toutefois la candidature n’est pas retenue, les entreprises sont notifiées. Et c’est le moment de faire une étude critique du résultat et de développer des axes d’améliorations.

Vous détenez maintenant les secrets pour prouver que vous êtes le choix idéal pour réaliser avec succès un projet d’envergure internationale. En suivant cette stratégie, vous maximisez vos chances de réussite dans le monde des appels d’offres internationaux.